Estructura de un Manual de Procedimientos

Manual de Procedimientos

Los manuales de procedimientos son la base del sistema de calidad y del mejoramiento continuo de la eficiencia y la eficacia, poniendo de manifiesto que no bastan las normas, sino que, además, es imprescindible no solo hacer las cosas bien, sino dentro de las prácticas definidas en la institución.

El Manual de Procedimientos es una herramienta que permite integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo y mejorar la calidad del servicio, estableciendo las pautas en seguir en la toma de decisiones evitando pérdida de tiempo y recursos.

Un Manual de Procedimientos está dirigido a todas las personas que se encuentren vinculadas a la institución, se constituye en un elemento de apoyo útil para el cumplimiento de las responsabilidades asignadas, asegurar la información y consolidar el cumplimiento normativo.

La estructura del documento de un manual de procedimientos varía en cada caso, a continuación te muestro un esquema de cómo podría estructurarse el manual que estas haciendo, recuerda no es un formato universal, lo puedes adaptar a tus necesidades.

La introducción ya sabes, debe contener los elementos necesarios para cautivar la atención del lector, podrías iniciar explicando que es un manual de procedimientos, luego cual es su objetivo, después describir la metodología para elaborarlo y por último detallando los apartados que conforman el documento, sin enumerarlos ni con viñetas así de corrido cada uno.

Los objetivos deben ser claros y precisos, el general debe apuntar a cual será el fin último del manual debe ser visionario y abarcador. Los específicos indican aspectos más detallados del manual que ayudarán a lograr el general. 

Las políticas o normas de operación se incluyen en el manual pues vienen siendo con un mini reglamento para la aplicación del manual, por ejemplo:

- El manual está dirigido a (área específica de la empresa) quienes deben...

- El responsable de la aplicación correcta de éste manual le corresponde a...

Y así se determinan reglas o normas para su correcta aplicación y evaluación. Nada del otro mundo.

La estructura organizacional es el organigrama de las personas que estarán involucradas en su funcionamiento o el personal que abarca ese manual.

El glosario de términos y abreviaturas es necesario para definir los términos principales que se encontrarán en el documento y para mostrar el sifnificado de una abreviatura, recuerda que es necesario que no hayan términos con diferentes acepciones sin aclarar pues puede ocasionar que hayan diferentes interpretaciones del procedimiento.

La simbología es el conjunto de símbolos que utilizarás en tu diagrama de flujo del procedimiento, existen varios tipos pero puedes escoger el que más se adapte a las operaciones que incluirás en tus procedimientos. Yo usé la simbología ANSI-American National Standards Institute, es la mejor que se adaptaba a mis flujogramas.

Puedes buscar en internet las diferentes que existen y elegir la que te vaya mejor.

Luego de esa pequeña parte introductoria del documento, viene lo bueno.

Empiezas a describir tus procedimientos, a continuación te muestro un formato de cómo lo puedes hacer:

Antes de empezar a redactar el procedimiento, debes hacer una ficha de observación directa de cada procedimiento o una entrevista con el encargado del área para la cual va dirigido el manual. Escribe uno a uno los pasos a seguir detalladamente para no dejar cabos sueltos que después afecten la eficiencia del proceso. Recuerda, el manual de procedimientos es una guía a seguir para que cada miembro que está involucrado de tal forma que si un día no haya alguien que conozca los procedimientos del área, el manual los describe tan bien que nadie se perderá. También servirá en caso de contratar personal nuevo.

Los diagramas de flujo expresan de forma gráfica cada procedimiento. La simbología de los diagramas nos ayuda a entender de forma más simple el procedimiento pues en ellos podemos ver cual es el inicio y fin, el orden de arriba abajo o hacia los lados, las líneas de relación, los documentos o archivos que se pueden generar en cada proceso.

Ejemplo: 

Yo recomiendo ir al par, un procedimiento con su diagrama de flujo para que haya mayor comprensión del mismo.

Al final del documento como anexo incluyes todos los formatos que creaste o que ya existen dentro del procediento, hay ocasiones que por ejemplo en una empresa ya realizan el procedimiento de compra, venta, inventarios, etc., por lo que puedes crearles formatos nuevos de facturas o escanear las que ya usan y sólo incluirlas. 

Recuerda que todo formulario, formato o documento debe ir codificado de acuerdo al procedimiento al cual pertenece.

Aquí ya terminas tu manual y puedes ir diseñando la portada que le pondrás para que se vea más bonito e interesante.

Espero que esta información te haya ayudado, entiendo lo difícil que puede ser ni siquiera saber por donde empezar. Este proyecto lo realicé durante mi práctica y fue un éxito total, espero que también tengas éxito.

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